Wissens-management
Das Management von Wissen ist mehr als eine Datenbank. Wissen zu managen, heißt Wissen zu generieren, sie es im Labor, in Workshops, Communities oder im Tagegeschäft, zu extrahieren und sammeln, zu konservieren und letztendlich anzuwenden. Wissen ist das Einzige, was sich durch Teilen vermehrt !
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Nachdem Produktionsfaktoren wie Kapital und Arbeit im Wesentlichen verfügbar sind, ist es das "Wissen" was Unternehmen unterscheidet. Trotzdem wird kaum etwas gegen den permanenten Wissensverlust, der durch Pensionierung oder Kündigung entsteht, unternommen. Unternehmen, die ihr Wissen besser managen, werden in Zukunft deutlich und nachhaltig erfolgreicher sein.
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Es gibt kaum ein Unternehmen, in dem nicht von Mangel an Kommunikation geklagt wird. Wissensmanagement ist die "hohe Kunst" der Kommunikation. Während klassische Information rein unidirektional stattfindet, Gespräche oder Feedbackschleifen zwar aufwändig sind aber (in der Regel) bidirektional ablaufen, ist Wissensmanagement multi-direktional und somit die effizienteste und gründlichste Form der Kommunikation, mit der Option den Inhalt zu konservieren. Es ist eigentlich überraschend, wie wenig Wert darauf meist gelegt wird.
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Wissen managen
Wissen entsteht in den Köpfen von Menschen. Daher hat Management mit Menschenführung zu tun. Wissensmanagement ist also die Arbeit mit Menschen an der Vermehrung, Verteilung und Konservierung von Wissen. Leider kann nur ein kleiner Teil des Wissens, so dokumentiert werden, dass es von anderen Personen ohne Kontakt zum Wissensgeber einfach wieder verwendet werden kann. Man nennt das auch explizites Wissen (dokumentierbares Wissen) . Daher ist die Weitergabe von Wissen über Dokumente hinaus, so wichtig. Im Gegenzug dazu ist implizitem Wissen (Ahnungen, Fingerspitzengefühl, Erfahrung, ...etc) nicht dokumentierbares Wissen.
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Jeder von uns hat sich sicherlich schon mehrmals durch schlecht übersetze Bedienungsanleitungen gequält oder unklar You-Tube Erklärvideos geschaut. Wir wissen also, das selbst klar explizites Wissen ohne Kontakt zum Wissenden schwer vermittelbar ist.
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Neben dem fachlichen Wissen spielt auch "soziales Wissen" ein herausragende und oft unterschätzte Rolle. Personen, die sich kennen und vertrauen, können deutlich besser Wissen austauschen als fremde. Deswegen kommt auch dem persönlichen Netzwerk eine herausragende Rolle zu.
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Humane Medien
Man kann die Art und Weise, wie Wissen weitergegeben wird, auch auf 2 Achsen nach "Intention" und "Zweck" darstellen. Intentionale und passive Kommunikation ist dabei genau so wichtig, wie informative und soziale. Am Besten findet man ein ausgewogenes Verhältnis aller Kanäle mit unterschiedlichen Graden an Intentionalität und Information und soziale Komponenten.
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Wissenstools
Es gibt in der Literatur 150-300 Methoden des Wissensmanagements. Gutes Wissensmanagement wählt jene Werkzeuge aus, die am besten zur Firmenkultur passen und sich möglichst gleich über die verschiedenen Kommunikationskanäle verteilen. Eine herausragende Rolle kommt dabei der Bildung von (Fach-) Communities (CoP = Community of Practice) zu.
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Wir empfehlen einerseits die humanen Medien (siehe oben) möglichst breit abzudecken und andererseits zumindest 3 Zielgruppen anzusprechen:
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1. Die Fachfremden
2. Die Fachleute
3. Die Experten
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Währen die erste Gruppe auf Webinare, (Online-) Schulungen, Q&A, Wiki und Fachinformation zugreifen möchte, tauschen sich Fachleute in Communities, Expertentreffen und Face-to-face Meetings aus. Für Experten soll es eine Plattform geben, wo sie Ihr Expertenwissen ins Volk bringen können, sich aber auch unter sich z.B. in Chat-Gruppen austauschen können.
Insbesondere auf das Ausscheiden von Experten (z.B. in den Ruhestand) muss reagiert werden. Dafür haben sich so genannte "Expert-Debiefings" etabliert. ​Expert-Debriefings sind standardisierte Interviews, die das Wissen an den/die Nachfolger transferieren sollen. Dabei wird einerseits der Verweis auf dokumentiertes Wissen kommuniziert und andererseits implizites Wissen in Form von Präsentationen, Videos gespeichert.
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Die Rolle von Communities
Nachdem die Wissenslandkarte eines Unternehmens üblicherweise die Aufnahmefähigkeit eines einzelnen Menschen bei weitem übersteigt, bildet man Communities, die sich auch gewisse Ziele setzen (Mission). Diese Communities bilden sich um ein Thema, entwickeln dieses weiter und kümmern sich um Schulungen, Q&A und andere Formen der Wissensvermittlung. Manche Communities können sich auch das Setzen von Standards oder Messmethoden zum Ziel machen. Wichtig ist, das die Community aktiv und präsent bleibt und für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Das funktioniert erfahrungsgemäß nur mit entsprechender Aufmerksamkeit durch die Firmenleitung.
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Wissensorganisation
wir beginnen mit Interviews, die Klarheit darüber bringen sollen, wie mit Wissen derzeit umgegangen wird und wie es weitergegeben wird. Darauf aufbauend wird ein Organisationsmodell entwickelt, das sicher stellt, das
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1. explizites Wissen, das sind Dateien, Videos, Präsentationen, etc. nicht auf lokalen Medien sondern in einer Firmenweit zugänglichen Wissensplattform gespeichert werden.
2. implizites Wissen, das ist "Know-how", das "Bauchgefühl", die Erfahrung, etc, das nicht oder nur sehr schwer in Worte, Dateien oder Präsentationen darstellbar ist, das dieses Wissen mittels Interviews, Videos oder auf Kausaltabelle darstellt und greifbar gemacht wird.
Nichts geht aber über das persönliche Gespräch. Deswegen ist das Finden des richtigen Experten zum Thema essentiell und setzt auch eine entsprechend Organisation und offene Firmenkultur voraus.
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Das Organisationsmodell führt dann zu Rollen und Verantwortlichkeiten jeden einzelnen Mitarbeiters als Teil des täglichen Geschäfts. Diese Rollen nehmen sie in Wissensprozessen wahr.
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Wissensprozesse
Es werden Prozesse definiert, wie Wissen generiert, konserviert, weitergegeben und letztendlich gefunden und angewandt wird.
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Wissensplattform
Die Wissensplattform ist neben Datenspeicher vor allem eine Kommunikationsplattform, wo sich Experten und Anwender treffen und austauschen, wo Wissende zu vielen Themen gefunden werden und Wissen in allen möglichen Formen abgelegt werden kann.
Diese Plattform gibt Überblick und erlaubt Eintauchen ins Detail. Sie liefert Informationen, ermöglicht Knüpfen von Kontakten und erleichtert das Finden von Experten
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langfristige Strategie
In einem Vision-Statement wird der Entwicklungspfad des Wissensmanagement beschrieben, in Anlehnung und zu Unterstützng der Unternehmensstrategie.